Registro de Gastos
¿Qué es y para qué sirve?
Un gasto es cada pago que hace tu local: la factura de la luz, un sueldo, la mercadería que le comprás a un proveedor. En Ganapán cada gasto queda asociado a una categoría, así sabés cuánto gastás y en qué. Por ejemplo, la factura de luz de abril se carga con un importe de $20.000, en la categoría Servicios, subcategoría Luz, y con el comentario «Factura abril».
Con los gastos cargados, además, Ganapán calcula si tu local gana o pierde plata. Ver Estado de resultados.
El menú Gastos está en fase beta: ya se puede usar, pero todavía puede tener cambios y mejoras.
Antes de empezar
- Tener creada la categoría del gasto, y que esté activa. Ver Categorías y subcategorías.
- Si querés indicar a quién le pagaste, tener cargado el proveedor (es opcional). Ver Proveedores.
- Tener permiso para administrar gastos. Los permisos dependen del rol de tu usuario, en Configuraciones > Roles. Ver Usuarios y roles.
Paso a paso
- Ingresá a la sección Gastos.
- Accedé a la subopción Gastos.
- Hacé clic en + Nuevo Gasto.
- Completá Fecha, Importe y Categoría.
- Si lo necesitás, completá el Proveedor, el tipo y el número de comprobante, el Vencimiento y un Comentario (ver Campos del gasto).
- Si ya lo pagaste, en todo o en parte, cargá los pagos (ver Pagos y saldo pendiente).
- Hacé clic en Confirmar.
Resultado esperado: el gasto aparece en el listado de Gastos, con su estado de pago.
Cómo funciona
Campos del gasto
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | El día en que se registra el gasto. |
| Importe | El monto del gasto. |
| Categoría | La clasificación del gasto, por ejemplo Servicios, subcategoría Luz. La categoría tiene que estar activa. |
| Proveedor | Opcional. A quién se le paga. Es necesario para pagar con cuenta corriente. |
| Tipo y número de comprobante | Opcionales. Los datos del comprobante del gasto. |
| Vencimiento | Opcional. La fecha de pago. |
| Comentario | Un detalle adicional, por ejemplo «Factura abril». |
Pagos y saldo pendiente
Un gasto no siempre se paga de una vez. Por ejemplo, la mercadería de $300.000 que le pagás al proveedor $100.000 hoy y el resto a fin de mes. Por eso cada gasto tiene sus pagos, cada uno con su Fecha, Medio de Pago e Importe.
Según lo que pagaste, el gasto queda en uno de estos estados:
| Estado | Qué quiere decir |
|---|---|
| Pagado | Ya pagaste todo el importe. |
| A pagar | Todavía no pagaste nada. |
| Parcial | Pagaste una parte. |
Cuando el pago es parcial, ves lo que falta pagar:
- En el listado, debajo del estado, aparece Saldo y el importe que queda por pagar.
- Mientras cargás o modificás el gasto, debajo de los pagos ves Saldo pendiente:, que cambia a medida que cargás el importe y los pagos.
Pagar con cuenta corriente
Si el gasto tiene Proveedor, en el Medio de Pago podés elegir Cuenta corriente. Sirve cuando el proveedor te deja la mercadería y se la pagás más adelante: el gasto queda registrado hoy y la deuda queda en la cuenta corriente de ese proveedor, como un movimiento Gasto en negativo.
- Sin proveedor no se puede: aparece el aviso Para pagar con cuenta corriente elegí el proveedor.
- Si después cambiás ese pago a otro medio, el movimiento desaparece de la cuenta corriente. Si cambiás el proveedor, la deuda pasa a la cuenta corriente del proveedor nuevo.
- En el listado, el gasto que todavía debe algo en cuenta corriente lleva la marca Cta cte.
Cuando le pagás al proveedor, registrás el pago en su cuenta corriente y lo aplicás a este gasto. El gasto baja ese importe de Cuenta corriente y suma un pago con el medio que usaste, marcado desde cta cte. Ver Aplicar un pago a un gasto.
Un pago desde cta cte no se modifica ni se elimina desde el gasto. Un gasto que tiene pagos hechos desde la cuenta corriente tampoco se puede eliminar ni cambiar de proveedor.
Filtros y total del período
En el listado podés filtrar los gastos por:
- Fecha (diario, mensual o anual)
- Proveedor
- Categoría
- Caja
- Medio de pago
La pantalla muestra el total de gastos del período seleccionado, así analizás tus egresos sin hacer cuentas aparte.
Para buscar, usar los filtros, editar, eliminar o exportar a Excel, ver Cómo funcionan las pantallas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar un gasto en una categoría inactiva? No. Para cargar un gasto, la categoría tiene que estar activa. Revisala en Gastos > Cat. de Gastos.
¿Tengo que cargar el proveedor? No, es opcional. Solo lo necesitás si vas a pagar el gasto con cuenta corriente.
¿Cómo sé cuánto me falta pagar de un gasto? Si el gasto está en Parcial, en el listado ves debajo del estado Saldo y lo que falta pagar.
El proveedor me fía la mercadería, ¿cómo la cargo? Cargá el gasto con el Proveedor y un pago con el medio Cuenta corriente. Cuando le pagues, registrá el pago en su cuenta corriente y aplicalo al gasto.
¿Me puede avisar Ganapán qué gastos vencen? Sí. Activá el informe Pagos pendientes en Informes por mail: te llegan los gastos vencidos o que vencen en los próximos 7 días.
Relacionados
- Categorías y subcategorías: para armar las categorías en las que cargás los gastos.
- Proveedores: para tener cargados a quienes les pagás.
- Cuentas corrientes (proveedores): la deuda con cada proveedor y los pagos aplicados a los gastos.
- Estado de resultados: las ventas menos los gastos de cada período.
- Cómo funcionan las pantallas: buscar, filtrar, editar, eliminar y exportar.